Så, ni ska beställa en ny webbplats (hemsida/ webshop etc), vad trevligt!
Det viktigaste Ni gör i denna upphandling är att skriva en kravspecifikation.
Idealiskt lägger Ni mycket tid på detta dokument innan Ni påbörjar sökandet efter samarbetspartner.
Har Ni inte en kravspecifikation när Ni kontaktar en webbyrå för att få en offert så är risken stor att Ni behöver betala för att få detta dokument skapat. En bra kravspecifikation tar tid att sammanställa. Ingen seriös webbyrå kommer att ge Er en offert baserat på ett önskemål om att ”vi vill ha ny hemsida”, om Ni hittar någon som gör det så bör Ni nog tänka efter både en och två gånger angående om detta är ett företag Ni vill anlita.
Kort och gott sammanfattar en kravspecifikation vad Ni köper, men även vad Ni inte köper.
När Ni ska beställa en ny webbplats, så är det oerhört viktigt att göra en detaljerad kravspecifikation, både för Er som kund och för webbyrån. Det kan låta komplicerat & omständigt, men det är behöver verkligen inte vara så svårt. Det är också en fördel om man kan träffa webbbyrån och prata igenom projektet innan en offert tas fram. Det säkerställer att webbyrån har uppfattat vad Ni söker i din kravspecifikation och kan lämna ett korrekt pris på de lösningar Ni efterfrågar.
Kravspecifikationen handlar kort och gott om att tydligt beskriva Era idéer, tankar och önskemål om de uppgifter som hemsidan ska kunna hantera. Ni kan göra det i ett Word-dokument och eventuellt komplettera med arbetsflöden och skisser om Ni har väldigt specifika önskemål.
Detaljerna är väldigt viktiga, lägg tid på dessa. Det räcker inte att bara beskriva Era önskemål i övergripande eller svävande detaljer.
Se exempel nedan:
Ni vill gärna ha en sökfunktion på hemsidan, men vad är det denna ska kunna hantera, vad ska besökaren kunna söka efter? Ska besökaren även kunna välja olika parametrar för sökningen? Om så är fallet, vilka sorteringsalternativ ska det finnas som t.ex. pris, mått, färg, material osv.? detta är detaljer som tydligt behöver formuleras.
Ni kan alltid räkna med att det ni uppfattar som solklart och enkelt när Ni diskuterar och tänker på det uppfattas helt annat när en webbutvecklare sätter sig och benar ut detaljerna. Kravspecifikationen skapar samförstånd och hjälper till så att förväntningarna stämmer överens.
Det finns inga regler för hur en kravspecifikation ser ut så länge den innehåller en beskrivning av projektets koncept, funktioner, användarupplevelse, element, webbdesign, målsättning, tidsramar och en hint om förväntad budget för projektet.
Med Er insikt I ert företags verksamhet i kombination med webbbyråns kunskap om webbdesign, kommer ni gemensamt kunna ta fram en kravspecifikation som mer eller mindre försäkrar att slutresultatet blev det ni förväntade Er.
En detaljerad och specifik en kravspecifikation gör det lättare för webbyrån att beräkna exakt hur lång tid det tar och vad det kostar att genomföra Ert projekt. Det är därför ingen tvekan om att ett inledande möte är bra för att kunna ge en bättre förståelse för projektets omfattning och innebörd.
När Ni drar igång med jobbet att ta fram Er kravspec. så kan det vara bra att utgå från dessa punkter.
– Koncept, målsättning och effekt, eventuell förstudie, målgrupp, tidsplan, sökoptimering, krav på säkerhet & prestanda, förväntad kostnad osv.
Just delen med förväntad kostnad är väldigt viktig, dels kan leverantören anpassa sin offert efter Er budget men det ger även grund för diskussioner kring hur leverantören kan lösa Era önskemål inom den satta budgeten.
– Vem ska kunna göra vad och varför?
Tex: Mässutställare ska kunna logga in på hemsidan och lägga beställningar direkt i er webbshop till speciella mässpriser. Olika priser och valutor ska visas i olika länder, besökare skall kunna välja att se priser ink eller ex moms.
– Sortera och prioritera bland alla de funktioner Ni önskar Er. Funktioner på hemsidan är ofta tidskrävande vilket gör projektet dyrare. Vår rekommendation är att dela in funktionerna i 2 områden ”must have” samt ”want to have” där de sistnämnda kan utvecklas i version 2 av Er nya webbplats.
– Om ni har tydliga önskemål kring design, användarupplevelsen (UX), flöden och tekniker så gör enkla skisser och beskrivningar av dessa. Om Ni inte har dessa faller det på webbyrån att ta fram tydliga förslag som Ni sedan godkänner.
– Vilka krav och behov finns det? Behöver Ni koppla ihop Er hemsida eller webshop med ett bokföringssystem, lagerhanteringssystem eller behöver det kanske synkas mot en leverantörs lagersaldo? Här är det viktigt att ni funderar igenom flödet hela vägen.
Detta kan sammanfattas i fyra punkter
• Ni och webbyrån pratar samma språk och kan stämma av vad som avtalats löpande under utvecklingen..
• Med en tydlig kravspecifikation kan Ni få ett så rättvist pris som möjligt.
• Med en tydlig kravspecifikation kan Ni få en så rimlig tidsplan som möjligt.
• För Er som kund gör det att slutresultatet blir så nära Era förväntningar som möjligt.
Kravspecifikationen för offerten blir ofta omfattande eftersom det är många områden som ska behandlas. Med hjälp av en seriös webbbyrå kan du få stöd att sammanställa ett offertunderlag kompletterat med de tekniska beskrivningar som behövs för att få ett förväntat resultat.
Var tydlig med vilka delar i projektet som är ”Must have” och vilka som är ”Want to have” för att uppnå målen. En god idé är att starta med de viktigaste funktionerna för hemsidan direkt så att projektet kan lanseras och sedan vidareutvecklas i nyare versioner.
Kravspecifikationen garanterar att arbetet kan utföras med förväntad kvalitet samt med en rimlig och väl definierad tidsplan och budget. Specifikationen skapar samförstånd och säkerställer att både Ni som kund och webbyrån drar åt samma håll.
Beställ ett gratis prisförslag och få en tydlig uppfattning om kostnaden för Er nya webbplats
